Politique d'acquisition de renseignements personnels

Le 22 septembre 2022, la loi 25 concernant la protection des renseignements personnels commencera graduellement à entrer en vigueur, et ce, sur une période de 3 ans. Cette loi touche notamment les normes de pratiques des professionnels de la santé, dont font partie les sexologues.

Responsabilités des sexologues en lien avec la Loi 25

D’abord, je tiens à souligner qu’en plus de la Loi 25, je suis soumise au code de déontologie de l’ordre professionnel des sexologues du Québec (OPSQ), et ce depuis l’acquisition de mon titre professionnel.

En tant que sexologue et travailleuse autonome, je m’engage à assurer un environnement de travail professionnel, sécuritaire et digne de confiance. Pour vous fournir des soins optimisés et un excellent service, je recueille certains renseignements personnels et certaines informations concernant votre santé par le biais du formulaire de consentement (nom complet, adresse, numéro de téléphone, courriel, date de naissance, emploi, éléments médicaux et/ou psychologiques, médications).

Vos renseignements personnels ne seront jamais recueillis, divulgués ou utilisés sans votre connaissance des faits. Lorsque vous autorisez de manière éclairée et consentie à ce que des informations de votre dossier soient transmises, je ne partage que les éléments qui sont importantes, voire indispensables, par rapport à l’objectif du partage d’information. Seules les personnes ayant besoin de connaître un renseignement pour des raisons cliniques, et à votre demande écrite et signée, pourront y avoir accès.

Je suis moi-même désignée responsable des données et de la protection des renseignements personnels. Si vous avez des questions ou des préoccupations, vous pouvez communiquer avec moi.

Les sexologues qui sont travailleurs-travailleuses autonomes auront désormais les responsabilités suivantes au sein de leur clinique concernant leur clientèle :

Appliquer la Loi sur la protection des renseignements personnels
Répondre aux demandes relatives aux renseignements personnels (ex. accès, rectification, cession de diffusion, etc.)
Mettre en place des règles de gouvernance relatives aux renseignements personnels
Tenir des registres de communication des renseignements personnels
Aviser la Commission d’accès à l’information de tout incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels
Tenir un registre des incidents de confidentialité impliquant des renseignements personnels

Comment une sexologue peut utiliser les renseignements personnels (tels que nom, prénom, date de fête, emploi, courriel) ?

Les renseignements personnels permettent au professionnel d’effectuer ce qui est écrit dans la liste ci-dessous. Toutefois il est fort probable qu’en ce qui vous concerne, un certain nombre de ces éléments ne s’appliquent jamais.

Les renseignements permettent au professionnel de :

Prodiguer aux patients/clients des soins sécuritaires et efficaces
Assurer un service de haute qualité
Évaluer vos besoins en matière de santé mentale et sexuelle
Établir et maintenir la communication avec vous, notamment pour planifier et vous rappeler les rendez-vous
Nous permettre de prendre contact avec vous
Envoyez les secours en cas d’urgence (par ex. crise suicidaire ou accident pendant une rencontre par Webcam)
Communiquer avec d’autres professionnels de la santé qui participent à vos soins (selon votre consentement)
Nous permettre d’assurer un suivi efficace des traitements, des soins et de la facturation
Se conformer aux exigences légales et réglementaires, y compris communiquer avec le commissaire à la protection de la vie privée ou tout conseil d’examen législatif prévu par la loi
Se conformer à une ordonnance du tribunal en cas de procédures judiciaires
Facturer des biens et des services
Recouvrer les comptes impayés
Se conformer aux exigences réglementaires et à la loi en général
Communiquer avec vous concernant la prise de rendez-vous, échanger des informations pertinentes (par exemple des dates de vacances ou des suggestions de lectures), ou tout changement concernant notre travail avec vous (changement de tarif, changement d’adresse du bureau, etc.).

Communication électronique

Je peux communiquer avec vous par voie électronique tels que courriels. Nous recueillerons votre autorisation signée avant de vous envoyer des compléments à la thérapie. Tous les messages provenant de nos bureaux doivent être conformes à la protection des renseignements personnels et à la loi anti-pourriel.

Informations collectées à travers Google analytique

Quand vous êtes sur notre site internet, plusieurs informations sont prises à travers des Cookies que Google analytique mettre sur la plateforme pour avoir accès. Les informations suivantes peuvent être comptabilisées dans notre compte Google Analytics:

Genre (homme, femme)
Type d'ordinateur utilisé
Type de fureteur ou navigateur utilisé
Géolocalisation
Type d'appareil (ordinateur, portable, cellulaire, tablet)
La séquence des pages que vous avez visitée sur notre site
La fréquence et la durée de votre visite sur le site et sur chacune des pages
Mots utilisés sur Google search pour trouver notre site internet
Provenance de votre visite sur notre site: Organic, Facebook, etc.

Pour plus d'information, il est possible de lire cet article

Comment vos renseignements personnels sont-ils stockés ?

Je consigne dans un dossier confidentiel dans un ordinateur protégé par mot de passe à des fins professionnelles seulement, et dont une copie de sûreté est effectuée sur deux disques durs externes qui sont sécurisés et dont je suis la seule personne à avoir accès en dehors de la cessionnaire de dossier qui pourrait s’occuper de vous informer de mon indisponibilité en cas de situation extrême seulement (c’est une pratique obligatoire, conformément à ce qui est demandé par l’Ordre professionnel des sexologues du Québec). Quelques rares renseignements peuvent être sauvegardés sous forme physique dans un classeur verrouillé.

Dans quels cas vos renseignements personnels et informations confidentielles peuvent-elles être divulguées ?

La sexologue peut divulguer des informations de votre dossier si elle a l’autorisation écrite de votre part de communiquer des éléments de votre dossier à un tiers (à un autre professionnel).

La sexologue ne peut divulguer votre nom et ne peut dévoiler des informations vous concernant sans autorisation écrite. Cependant, elle a l’obligation de divulguer des informations sans votre consentement écrit si :

Vous risquez de porter atteinte à votre propre vie (danger imminent dans les 48h) ;
Vous risquez de porter atteinte à la vie d’une autre personne (danger imminent dans les 48h) ;
Vous faites preuve de négligence ou de maltraitance physique ou sexuelle vis-à-vis un enfant ou une personne aînée ;
Vous avez moins de 14 ans : l’information peut être divulguée à votre tuteur légal ;
La sexologue est formellement sommée par un tribunal pour fournir de l’informations sur votre dossier dans le cadre de procédures judiciaires ;
Le dossier est demandé dans le cadre d’une enquête d’un coroner ou du bureau de syndic;

À noter que dans le cadre d’une inspection professionnelle ou d’une supervision professionnelle, qui ont tous deux pour but d’améliorer la qualité du service, la sexologue peut avoir à transmettre votre dossier ou certaines informations de votre dossier : elle le fera en conservant votre anonymat et en évitant de divulguer les informations qui permettraient de vous identifier.

Accès et rectification à vos renseignements personnels

Veuillez nous informer de tout changement quant à ceux-ci. De plus, vous pouvez soumettre une demande :

d’accès à vos renseignements personnels;
de rectification de vos renseignements personnels;
de retrait de votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels;
de portabilité;
de cessation de la diffusion de vos renseignements personnels, de dés-indexation

Il est important que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient à jour. Veuillez me contacter pour mettre à jour vos renseignements personnels (par exemple adresse, numéro de téléphone, courriel).

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